Contratti finalmente smart con il legal design

Si esplorano nuove frontiere nella scrittura dei contratti legali. Ad introdurre il tema è Stefania Passera, pioniera di un nuovo segmento della grafica

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Prima c’erano solo i bilanci, centinaia di pagine di tabelle e spiegazioni in puro stile contabile. Poi sono arrivate le presentazioni in Power Point a rendere più accattivanti i target aziendali per un pubblico di investitori. Oggi è il momento del “legal design” che si propone di rendere più semplice e intuitivo anche il mondo dei contratti, anch’esso infarcito di tecnicismi, normalmente ostile per chi non ha compiuto un corso accelerato di “legalese”. Ne parliamo con Stefania Passera, consulente di contract design e pioniera di questa nuova disciplina.

“Il legal design è un nuovo approccio di progettazione e problem-solving in ambito legale, incentrato sulle esigenze delle persone coinvolte”

“Mira alla trasparenza, alla chiarezza, all’usabilità e all’inclusività. Nonostante la sua applicazione più tipica sia nel campo della comunicazione, il legal design è molto di più e può applicarsi alla progettazione di servizi, processi, prodotti digitali e addirittura politiche”.

Secondo lei, potrebbe essere utilizzato anche in ambito bancario?

Sicuramente. Il legal design è versatile perché ogni progetto parte da una fase di ricerca in cui si esplorano i bisogni degli utenti e il contesto in cui la soluzione dovrà collocarsi. Ogni ambito di progettazione può avere esigenze, regole e vincoli specifici, ma questa è ordinaria amministrazione per un designer e non è un ostacolo alla creatività. Anzi, le soluzioni più ingegnose e creative spesso nascono, come una scintilla, dall’ “attrito” tra limiti ed opportunità progettuali.

Ci può fare qualche esempio di come una banca potrebbe facilitare la comunicazione con la propria clientela per mezzo del LD?

Tutti i fogli informativi e le condizioni contrattuali relativi a conti, servizi ed investimenti. Oltre al documento di riferimento, che per quanto semplificato potrebbe rimanere comunque non molto sintetico e quindi non fruibile da tutti gli utenti in tutte le situazioni d’uso, si potrebbero pensare ad altri layer informativi come FAQ, guide e chatbots. Questi strumenti possono essere usati per fornire ai clienti spiegazioni semplici e risposte immediate alle domande più frequenti, senza dover scartabellare con fogli, contratti ed allegati o doversi recare dal proprio consulente in filiale.

Un contratto redatto secondo i principi del LD è vincolante quanto un contratto classico?

Sinceramente, non vedo differenze dal punto di vista della funzionalità legale. Un elemento testuale è sempre e comunque presente, sia che sia scritto in tradizionale “legalese” od in un linguaggio moderno, chiaro ed efficace.

“Elementi visuali come flowchart, timeline e altri diagrammi esplicativi, non sostituiscono arbitrariamente il testo, ma vanno a rafforzarne e aprirne il significato”

Impaginazione, tipografia ed icone aiutano a strutturare e presentare i contenuti così da aiutare il lettore a leggere, cercare e processare le informazioni. Un designer si occupa innanzitutto della funzionalità degli artefatti che va a progettare e non sarebbe mai contento di un’operazione meramente estetica. In questo caso, un contratto deve funzionare dal punto di vista legale, comunicativo, commerciale, relazionale o l’operazione fallisce. Penso che molti giuristi si preoccupino perché pensano, erroneamente, che il legal design sia un linguaggio (invece che un metodo di progettazione) e che un contratto “redatto in legal design” (espressione che aborro) sia un’accozzaglia di emoji, icone e segni arbitrari.

 Nel progettare un documento, invece che semplicemente redigerlo (o copiare e incollare clausole modello da un precedente), serve integrare competenze legali con altrettanto valide competenze provenienti dai campi di User Experience (UX), comunicazione, design grafico, e psicologia cognitiva. Nella mia esperienza, nel secondo caso si tende a lavorare in team, e con molta più cura, consapevolezza, autocritica ed intenzionalità.

Nel 2015, la Cassazione e il Consiglio Nazionale Forense hanno predisposto un Protocollo per favorire la chiarezza e la sinteticità degli atti processuali ma siamo ancora lontani dal legal design. In futuro gli avvocati potrebbero scrivere degli atti “visual”, con l’utilizzo di immagini, colori, link ipertestuali e altro?

Succederà sicuramente. Da una parte, il legal design sta entrando nel mainstream delle competenze degli studi legali e presto tutti dovranno aggiornarsi per non rimanere indietro rispetto agli studi più innovativi. Dall’altra, c’è un ricambio generazionale in corso, con la crescente presenza nel mondo del lavoro della GenZ e dei Millennial, che hanno modelli comunicativi molto più multimodali rispetto alle vecchie generazioni e grande dimestichezza con tool diversi da Word, più collaborativi e “visual”, come ad esempio Canva. Come dicevo prima, non avremo atti a base di emoji e gif, ma mi aspetto che la qualità media dei documenti si alzerà. Una gerarchia visiva adeguata e link ipertestuali dovrebbero essere prerequisiti comunicativi di base per redigere documenti fruibili, tanto quanto una corretta grammatica od ortografia.

Come ha iniziato a occuparsi di questa disciplina?

Ho iniziato a sperimentare e a fare ricerca assieme ad un’altra pioniera nel campo del proactive law e legal design, Helena Haapio, nell’ambito di un programma quinquennale di ricerca. Da questo interesse comune, ho iniziato a fare il mio dottorato in Organizational Studies alla Aalto University, in Finlandia, progettando e testando empiricamente con varie aziende e pubbliche amministrazioni nuovi tipi di contratti “visuali”.

Ho iniziato anche a collaborare con la World Commerce & Contracting, associazione professionale globale dei contract manager, che da subito ha capito il valore di questo approccio. Anche grazie al supporto di questa associazione, ancora dottoranda, ho iniziato a ricevere richieste di consulenza da altre aziende in giro per il mondo e ho così iniziato a lavorare in parallelo fuori e dentro l’università. Dopo aver concluso il dottorato nel 2017, sono diventata una libera professionista del legal design a tempo pieno.

Un pioniere in questa disciplina

Ormai sono in questo campo da oltre 10 anni e agli inizi l’idea di legal design era percepita come estremamente bizzarra ed idealista. Ancor fino al 2016 penso si potessero contare i professionisti del settore su una mano. Oggi vedo con gioia sempre più professionisti che fanno legal design, aziende che lo esigono, libri divulgativi in svariate lingue, citazioni a vecchi articoli accademici, miei e di altre pioniere come Haapio, Hagan, Brunschwig, Rossi, Palmirani che crescono ogni mese.

Penso che ormai le persone e le aziende si aspettino semplicità e usabilità in ogni ambito: il dilagare degli smartphone e dei servizi digitali ha cambiato i nostri modelli mentali e come interagiamo col mondo (“il medium è il messaggio”, diceva infatti Marshall McLuhan); il GDPR ed altre normative a tutela dei consumatori hanno stabilito che una comunicazione trasparente sia un diritto di tutti.

E pensare che quando ho iniziato, il termine legal design non esisteva neppure! È nato quasi per caso dalla necessità di trovare un nome accattivante ad un evento che organizzai alla Stanford University nel 2013, con la collaborazione di Helena Haapio e dell’ormai celebre Margaret Hagan: la prima “Legal Design Jam” al mondo.

Perché in Finlandia?

Come tanti italiani under 40, sono un cervello in fuga. Ci andai per un Erasmus 16 anni fa, ci sono rimasta per completare i miei studi vista la qualità delle offerte formative, ho iniziato a lavorare in un contesto fortemente innovativo e dinamico e non sono più tornata. È stata una felice serie di coincidenze ed opportunità da cogliere.

 In Italia sono richiesti i suoi servizi o siamo ancora restii ad approcciarci a esso?

Le cose iniziano a muoversi fortunatamente anche in Italia. Sempre più studi legali, dipartimenti in-house, startup, ed alternative legal service providers stanno sviluppando competenze in questo campo o hanno iniziato a sperimentare.

Chi sono i suoi clienti? Oggi di cosa si occupa?

Resto soprattutto legata al legal design fatto in “prima persona”, assieme al mio team multidisciplinare di collaboratori, anche se sempre più frequentemente insegno anche a fare legal design ad aziende e studi legali. I miei clienti sono sparsi un po’ in tutto il mondo, soprattutto Europa, Regno Unito e Stati Uniti. Per quanto riguarda i contratti, principalmente lavoro direttamente con i dipartimenti legali e commerciali delle aziende su contratti commerciali, soprattutto B2B.

Questo perché le aziende sono in prima linea e ben comprendono il bisogno di avere contratti più chiari e velocizzare le negoziazioni: si può realizzare un risparmio significativo di tempo, risorse e denaro. Nonostante i contratti commerciali (anche B2C e di appalto pubblico) restino il mio core business, realizzo frequentemente anche progetti di redesign di informative privacy e data protection agreement, e policy interne alle aziende come codici di condotta, anti-corruzione e whistleblowing.